《成功的项目管理》讲义

第三讲 信息时代与相信时代项目的特点 

1.信息时代的特点

人类社会已经迈入了信息时代，信息时代的特点是：

_用纸记录信息和知识，通过书本传递知识。

_有了电视、电话、互联网。

_传播速度加快，信息量增大,知识爆炸。

_变化加快，技术含量增大，复杂性增加。

请看一组关于美国经济的数据：

美国经济的统计数字 

从这组数据可以看出整个经济的变化，19世纪是农业经济时代，50%的就业人口主要是农业工人；到了20世纪，农业工人从50%降到了4%，制造业工人上升到40%；到2010年，农业工人继续降低到2%，而制造业工人由原来40%减到5%。在新的经济模式下将出现一种新的工人——智力工人。

2.环境变化带来的影响

_要求我们的组织、业务、管理等采用新的模式、新的战略

环境的变化要求组织发现新的商业模式、采用新的战略、新的管理模式，这些模式所面临的问题是，时间压力越来越大，要求我们更加强化时间管理。

图3-2  压力变化图 

_更强调工资和成本

由于技术进步带来的成本变化，要求我们的管理必须要采用新的模式。项目管理两个最突出的管理点，一个是资金，一个就是成本，信息时代的发展比过去更强调工资和成本。

_要求人们学习速度加快

信息技术的发展对人们学习知识、掌握知识、运用知识提出了新的挑战。由于计算机技术和网络技术的应用，人们的学习速度在不断加快，也就是说从数字处理时代到微机时代，到现在的网络化时代，学习速度越来越快，这要求我们的管理模式也要适应新的特点和新的模式。

总之，由于信息时代变化加快，信息量递增，知识爆炸，复杂性增加，还有所谓虚拟组织的出现，导致项目大量增加，更需要加强技术管理、知识管理、信息沟通管理，同时还需要一些创新的组织手段和管理手段。

3.信息时代项目管理的特点

与传统的项目管理相比，信息时代的项目管理具有以下特点：

传统的项目管理与信息时代的项目管理

信息时代的项目管理与传统的项目管理相比，发生了很大变化。

面对这种变化，有的项目管理专家开发出项目管理能力程度的模型评估。像CMM、PMM等，都是用来评价一个组织的项目管理能力。

项目管理能力实际上反映的是企业的竞争能力、企业的盈利能力和生存能力。能力模型评估实际上是基于项目管理的一些最佳实践。是在项目管理过去的一些成功经验的基础上，把一些规范化的东西做成一个模型，并进一步规范。这实际上都是为了适应信息技术时代，及互联网时代的特点而产生的一些新的变化，反映了信息时代的特征和要求。但是，这种变化还远远不能适应信息时代的发展要求。

美国StandishGroup公司1997年对全美6516个信息技术应用项目做过统计。美国是项目管理的发源地，项目管理应该做得比较好。但统计结果发现，成功的项目所占比例仅为27%。有50%的信息技术项目超支,损失高达590亿美元。

这实际上反映了人们对信息时代一些新型项目的管理还缺乏经验，缺乏有效的知识管理手段。信息技术项目与传统建筑项目、工程建设项目相比，工程项目成功的概率相对比较高。这对信息技术项目管理提出了一个新的挑战，也就是说对这些新型的项目，人们怎样开展有效的管理，是不是把原来在工程项目管理中的一些经验直接运用到新的项目中就可以了？

显然是不可能的。国际上比较领先的，在项目管理方面做得比较好的企业，它们的做法是把项目管理和整个企业的环境、企业的管理有机结合起来。

按项目进行管理-基于项目管理

1.传统的项目管理与基于项目管理的区别

传统的项目管理与信息时代的项目管理相比，信息时代的项目管理是基于项目管理，或者按项目进行管理。

基于项目管理实际上就是把我们的工作按照项目进行分解。基于项目管理是一个多项目的集成，它的范围是整个企业。

主要区别：传统项目管理是单纯的项目管理，它仅仅在一个项目范围内指导和管理，相当于一个策略或者一个战术问题，是具体的一个工作的管理。基于项目管理是一个多项目的集成，它的管理是一种运作的环境，它的范围涉及整个企业。单纯的项目管理也作为一种战略问题，站在一个战略高度，但项目管理是要针对具体的每一项工作，把每一项工作成功地做完。基于项目管理范围更大，它是一个项目的组合。

2.基于项目管理概览

基于项目管理包括以下内容：

_我们要开展哪些项目，怎么确定？

_这些工作的优先顺序是什么，它的重要程度怎样？

_需要什么样的技术和能力？

_项目之间存在什么样的相互影响？

这些都是在开展工作之前需要考虑的。在开展项目管理之前，要有一个战略计划。下面用一张图来描述，中间的圆柱体表示整个组织内部各种各样的业务，针对业务可以划分为项目和非项目，整个业务的开展从最顶端开始。

基于项目管理的管理 

3.基于项目的管理流程

_设立目标。首先明确目标，根据目标制订战略规划及具体的实施计划。

_制订战略规划。必须制订一系列的战略规划，以确保企业目标能够达成协同化、最优化、具体化。

_执行计划。根据计划对项目定义进行实施，包括运作管理，资源分配，时间承诺和职责分配。

_绩效评估。各种系统测量计划的完成情况：里程碑，交付物品，成本开支等，并将其与计划相比较。

_计划变更和控制。根据需要，计划或战略甚至目标需要加以变更，以求组织在整体计划上取得更大的进展。

基于项目管理是有效地管理复杂性和变化的解决方案。

什么是项目战略计划

项目战略计划是在组织和项目的目标、使命确定之后，为目标的达成而确定的总体路线和方法。也就是说，战略计划实际上是一个总体的路线。

项目要实现组织的目标和项目目标，这个目标由项目的干系人决定。项目的干系人包括项目的委托人、项目的客户、项目的团队、项目的成员，他们对项目的动机，对项目的看法都影响着项目目标的达成。因此，在发展一个项目之前，首先要对干系人的情况有一个基本的了解和分析，其中包括对历史信息的了解，对未来的一些预测，对组织和环境因素的分析。

项目管理工作讲究工作要有一个规章制度，项目要制订计划，并把这个计划作为一个规范或程序。在制订项目计划之前，首先要有一个项目的战略计划。

项目管理流程——刘易斯16步管理模型

16步管理模型是美国一位著名项目管理专家刘易斯提出的。从16步管理模型中可以看到项目的战略计划所处的位置。

_概念确立。就是对所要做的事情有一个框架性的设计，有一种思想。

_问题的定义。即对长远目标说明。第二步骤是对第一步的进一步细化和具体化。

_生成项目的备选方案和战略计划。就是提供思路、备选方案和战略计划总体思路。

_战略计划评估和选择。就是在选择方案的同时，有一个从总体技术路线到总体项目管理策略的评价和选择。

_战略的确立。就是确定具体的战略、目标。

_制订项目的实施计划。这是一个更加具体的、第二个层次的项目计划，就是怎样实施。

_项目干系人批准计划。这里的计划包括战略计划、初步计划、详细计划，在这些项目实施之前，有一个批准过程。

_签署项目计划。项目的批准人、参与项目的有关干系人要签署项目计划，对计划做出承诺，同时建立项目的跟踪记录，做一个项目进展情况日志或者周志、月志、记录，根据这些记录信息进行知识管理。

_执行项目计划。执行项目就是正式开展计划，进展这个项目。

_监控项目进展。计划开始实施之后，就要考虑计划执行得如何，有无问题，要对进展情况进行监控、监测和控制。

_审查项目定义。项目实施之后，需要做一些评审，评审包括对原来工作的评审，同时也包括对项目目标定义的评审，如有问题就返回到步骤二，重新修正项目的定义。

_对项目的战略进行评审。首先是评价目标或项目的定义，然后评审战略计划、战略制订是不是有问题，如果有问题就返回步骤四，重新修正你的项目战略。

_项目的实施计划。具体的计划工作流程、对一些细节要进行评审，有问题就进行修改。

_循环。按照整个过程不断地从计划的执行到监测、评审，有问题就要修改计划，然后再执行，再评审，这个过程一直延续到全部工作结束。

_总结经验教训。项目全部完成以后，及时总结经验教训，对一些问题进行归档，作为今后项目的指导和借鉴。

_结束项目。这是一个完整的项目管理流程，从这个流程可以看到整个项目战略计划实际上是在制订项目的详细计划和实施计划之前。在项目计划的时候，首先要有一个总体的战略计划，在总体的战略计划指导下再开展具体的项目计划。

项目战略计划的内容

项目战略是在整个企业的发展战略，在企业的组织整体管理思想指导下进行的,是为项目目标以及项目使命的达成而确定的总体目标，它实际上是基于项目管理思路制订的一个总体计划。

项目战略不是单一的项目管理，它包括如何进行风险管理，如何进行团队建设，如何进行项目实施当中的关键问题，这些都是在制订项目战略阶段要解决的问题。

1.制订SMART目标

制订的目标应该能够满足企业、项目干系人，或者一些利害关系者、企业的股东。通常在目标制订的时候，要制订一个SMART目标。

uS，指具体、明确。目标一定要具体、明确。

uM，指能够衡量、能够测量。

uA，指适当。目标要制订得比较适当、具有挑战性，目标太容易达到，没有任何激励作用，也不能够充分发挥人们的能力。太具有挑战性，目标太高，怎么也实现不了，目标就会失去作用。所以目标应该适当，既具有挑战性，也可以通过努力实现。

uR，指相关性。这个目标不是孤立的目标，它应该是由一系列相关的目标构成。这个目标有使命、有远大目标和具体目标。

uＴ，指追溯性。因为项目管理要进行跟踪，要进行绩效评估，要进行考核，目标制订必须能够被跟踪、被追溯。

SMART就是具体、挑战性、适当、相关性、可追溯性的统称。

2.制订战略规划

有了目标之后，就要制订战略规划，通过战略规划来确保企业目标达成。这个规划要具备协同化、最优化和具体化的特点。项目的规划应该是有机的整体。

【案例】

一个企业组织要进行业务开发，这项业务开发包括产品和服务两个部分，他们主要采取以下策略：

（1）改进产品的策略

①持续改进产品的开发流程。通过改进产品的开发流程来提高产品质量。

②通过收购、并购，或者联盟来补充企业现有产品组合。

③通过市场客户化来优化全球产品市场，以适应全球化战略。

（2）改进企业服务策略

①通过加强管理来完善、维护业务。

②通过收购、合作来开发新的服务业务。

③通过投资电子商务来增加产品销售。

④开发多种销售和知识渠道。

因此，要实现一个目标，就要制订一个长期的规划。包括提升各个方面的能力，开展哪些项目（有产品开发项目、有服务开发项目、有内部组织的改革，内部业务流程整合、流程再造等等）。在战略确定阶段，必须把各项目加以整合，加以设计，形成一个总体操作路线。

另外，为每个项目的管理提供一个总的指导方针。在项目管理里关注的焦点是什么，是需求还是工期，是成本还是质量，或者是风险，或者是所有的方面都要综合考虑，其中还有一个轻重缓急。对于所有的项目，无论是一个项目组织，或是单个项目，都要有总体的战略计划。

关于组织有关方针政策的制订及组织内部整个项目管理系统的设计在开始就要确定下来，这些是制订项目战略计划的内容。

3.SWOT分析

制订战略计划时，有一种分析法叫SWOT。

_S，Strength,优势，就是我们有什么优势，如何组织优势。

_Ｗ，Weakness，劣势，我们劣势在什么地方，如何避免劣势的影响。

_Ｏ，Opportunity，机会，我们有怎样的机会，该怎样利用。

_Ｔ，Threat，威胁，有何种威胁会阻止我们实现目标，如何处理这些威胁。

在开展一项工作之前，首先要进行ＳＷＯＴ分析，等这些问题都弄清之后，才能开展工作。

4.可选择的项目战略

_面向实施。工作有太多的不确定性，与其冥思苦想制订计划，不如把计划制订得稍微简单一些，在实施过程中边执行边修改，在实施中加强控制。

_面向投资管理。

_政府关系。公共项目和政府关系比较密切，这时项目管理要重视和政府之间的关系。

_有时要注意设计和技术方面的影响。

_客户、承包商的影响。

_外包。

_加强对项目资源的管理和控制。

_应急计划。项目有很多不确定性和风险，需要事先制订一个应急计划以避免一些可能出现的风险。

_走一步看一步。这也是一种策略。

5.制订项目实施计划

_明确项目范围和项目产品。

_工作分解，编制工作说明。

_制订项目日程表。

_项目估算和制订预算。

_制订其他子计划：其中包括组织、采购、财务、风险管理等。

_计划汇总。

6.执行计划

根据计划中对项目的定义进行实施，包括运作管理，资源分配，时间承诺和职责分配。

7.绩效评估

包括系统测量计划的完成情况：里程碑、交付物品、成本开支等，并将其与计划相比较。

8.计划变更和控制

根据项目进展和需要，对计划或战略甚至目标需要加以变更，以求组织在整体计划上取得更大的进展。

9.工作授权体系

工作授权体系是项目计划实施的另一个手段。它是批准项目工作的一个正式程序，以确保工作能在需要时按合适的顺序完成。

大多数工作是书面授权的，而对于小型项目，也可以采用口头授权。

10.集成变更控制

集成变更控制的目的是对产生变更的因素施加影响，以便变更是有收益的；确定变更是何时发生，以及在实际变更发生时对其加以管理。

u变更控制系统——变更控制系统是用于集成变更控制的主要手段。它包括一个正式的、已形成文件的程序，它规定了变更正式文件的步骤。

u变更控制委员会——（CCB）可以是变更控制系统的一部分，责任是批准或拒绝变更请求。尽管一些项目可能有多个CCB，但有些情况下，项目经理可以不需要正式CCB审查就处理某些形式的变更。