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颜廷录:企业管理:会议中存在的问题
2016-01-20 42261

会议是企业的一面镜子,企业是什么样子,从会议中都可以清晰地看得出来。

从参会者的精神状态,能看出这个企业的精神;

从参会者的发言,能看出这个企业存在的问题;

从会议的气氛,能看出这个企业是民主还是独裁;

总之,会议不仅仅是一个名词而更应是一个动词。

会议体现的是一种文化、一种制度,绝对不是一个会议本身那么简单,更多是会议背后隐藏的内容。

一次我去培训,一个学员问我:颜老师,有时我们在开会的时候做一个决定,总会有一个同事跳出来,说这个决定不合理。我说你觉得不合理可以提出来,你说个合理的方案。

可他会说:反正是我觉得不合理不可行,你是主管,自己想办法,你现在决定的反正我不执行。 结果就是,方案在执行过程中就会有阻力。

对于会议上存在 这个问题,我们首先要考虑,这样的情况是不是经常发生?如果不是经常性的,问题还好解决。

如果是经常性在会议上提出反对意见的,还要看是一个人,还是很多人?

如果是一个人经常提出发对意见的,那你就要思考一下,你与他上下级关系是否和谐?如果不和谐,那要找出不和谐的原因,并拿出解决措施。是自己的问题,就要敢于向他承认错误并改正。如果是他的问题,你要耐心地与他解释,不能得理不饶人。受不了一点委屈的人是不能做领导的。

如果是多个人提出反对意见的,那你就要考虑你这个决定,是不是自己决定的,还是大家一起研究讨论出来的。自己决定的,还不准别人反对那就是一种独裁了。(举手)

如果是大家一起讨论的结果,基本上不会出现这样的问题。

有人说,开会的时候,我让他们发表看法,他们不说,可我做了决定,他们又反对,怎么办?

这个问题可能有几种情况,首先是他们知道你这个人,反正说了也白说,所以他们就不说了。出现这样的情况,你最好平时要注意领导作风问题,要学会采纳别人好的建议,不能一言堂。

比如:在参加会议的人当中,权利最大。不管他怎么说,也没有人敢管他,这是第一;第二:多说两句显示自己有水平,好表现;第三:担心有人会提出不同意见,所以不让别人发言。

仔细分析下来,其实一言堂的人,是内心不够自信。除了权利其它能力没有。所以参加这样的会议,结果就是除了沉默就是反对。对于反对的人,其实我们还应该赞美他的勇敢精神。

其次:大家不发表看法,对会议最后决定还表示反对,可能与这个会议准备工作不充分导致的。

平时我们紧急会议、随意性会议太多,参会人员个个都像是突击队成员,一声令下就紧急集合,但不知道要接受什么命令。

所以你一旦做出决定,他们凭借工作经验或者直觉,觉得不合理,你要让他们说出原因,一时又很难有充分的理由。因此开会前的准备工作非常重要。

第三种情况可能是你这个上级在下级面前已经形象扫地,要不也不会有那么多的人反对。

否则就是反对,最多也是放在心里,谁愿意直接表现出来?说明下级已经到了忍无可忍的状态,反对你已经是很客气了,没打你已经不错了。

所以考虑一下自己,是不是在上级面前奴颜婢膝,在下级面前颐指气使?

或者是在平时工作中功劳都是自己的,责任都是他人的?学会反省才能清醒,帮助别人就是帮助自己!

注意和解决好上面我说的问题,会议中反对和不积极参与的情况就会大大减少。

有的学员问我,颜老师,我们开会,在进行讨论的环节当中,经常容易跑题,怎么解决?

再者,怎样才能让参会的人真正表达自己的想法,而不是表里不一阳奉阴违?

第三个问题问颜老师,如何减少会议次数?我们天天开会夜夜开会,确实受不了。

会议中跑题现象,我也曾经遇到过,我给一家企业做咨询,……这是一个人的跑题。

还有大家共同跑题:比如开生产会议,提到销售部,大家同仇敌忾,结果都出了一口怨气。

解决这个问题,最好用会议召集人制度,授权赋予其一种权力,上至老总下至普通员工,会议召集人可以随时以任何方式打断对方的谈话,在会议开始之前赋予会议召集人一种权力。

打断的方式很多:比如先用眼神示意;跑题者还是看不懂,再用手示意;用手示意还是不理会,那就用温和的语言打断。温和的语言都打不断了,那就要用命令式的语言打断。实在连这种方式都不管用了,会后就要用制度处罚。当然这种权利对老总基本无效。

会议跑题还有一种可能的情况,开会的人不知道跑题。为什么?因为大家对会议目标不清楚。往哪个方面说都是对的。就像是赛跑,如果你没有确定终点在哪里,枪声一响,四处乱闯。

还可能会议没有目标,或者会议目标太多,希望一次会议解决一辈子问题。

注意到这些,跑题也就解决了。

至于怎样才能让参会的人真正表达自己的想法,而不是表里不一阳奉阴违?

这个问题相对来说比较复杂。

真正表达自己内心的想法,多数情况下,可能不是在会议上,而是在会议之外。

在马路上谈情说爱的毕竟是少数。

假如想让参会者表达自己的真实想法,必须具备几个条件:

•       1、领导者是一个愿意采纳意见的人。他要是一意孤行油盐不进,参会者就不会表达。

•       2、领导者要有一定的胸怀和气度。一旦参会者表达了真实的想法,不至于会后穿小鞋,被打击报复。

•       3、会议中培养民主文化,准许各抒己见。

•       4、要调节好会议气氛,过于紧张的会议,大家都提心吊胆,一个个拉长了脸,像个追悼会

•       (日本快乐会议)

•       5、会议开始的时候,领导者不能预设立场,如果事先就支持什么反对什么,定下了基调,参会者也不想自找没趣。

会议为什么会多?很简单,问题多;问题多了怎么办?开会。开会效果不好问题还是存在,于是再开会。再开会还是解决不了问题,于是就抱怨——会议太多。抱怨归抱怨,会还是要继续开的。

再比如会议为什么会多?觉得开会就是工作,不开会心里就闹腾好像什么也没做,所以不管有事没事开了再说。因为没有事,开会能开出点事。有事的时候,开会能够开出点大事。总之就是没有问题就制造点问题,然后解决这个问题,即打发了时间又显示了能力。所以会议特多。

不管什么原因使得会议多,就很容易让人患上“会议综合症”

会议综合症的表现:

——比如上班就开会;做梦也开会;惧怕会议,但又依赖会议;会议上迟到、早退、打盹、喝茶、接电话,说小话,想心事,瞎应付,大小便……等等,都是会议综合症的表现。

会议多还是不多,首先要搞清楚,什么情况下需要开会,什么情况下不需要开会。

应该开的会,有多少都不是叫多;

不应该开的会,一次半次都叫多。

所以会议的多少,不能是一个量的衡量。




总之,会议中出现的问题远远不止我上面说的几种情况,有机会与大家继续交流。

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颜廷录老师  —— 中国实战派培训专家

 

咨询管理实战专家,多家企业常年签约管理顾问,《赢家大讲堂》特聘专家,清华、北大等大学E-MBA客座教授

颜廷录老师,近二十年的行业咨询与培训经验,深入挖掘中华民族五千年文化的思想精髓,中西结合,融会贯通,形成了自己的思想体系以及独特的训练方式,课程体系设计清晰合理,配合以大量案例;培训生动流畅,幽默风趣。风格清新自然,善于引导调动学员,现场咨询问答,做到真正的实战性与操作性。接受过颜老师咨询培训的客户涉及政府、公安、金融、央企、国企、民企等千余家企事业单位。

 

主讲课程:《核心领导力》、《高效管理与自我控制》、《孙子兵法与企业家思维》

 

颜廷录谈管理官网www.ytltgl.com

 

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